履歴書・職務経歴書をメールで送る方法。PDF化、パスワード設定のやり方は？

こんにちは。

あやぞぅです。

 

現在転職活動中ですが、この間はじめて、応募書類（履歴書・職務経歴書）をメールで送るという経験をしました。

前職ではメールで書類を送るをいうことがほぼなかったので、メールでの書類の送り方や、そういった場面でのビジネスマナーが全くわからず…

やり方を調べてメールで送るまでにかなり苦労し、時間も結構かかりました（＾＾；）

折角なので、この記事では調べてわかったことをまとめてみたいと思います。

 

…という訳で、今回のテーマは、履歴書や職務経歴書をメールで送る方法についてです。

 

私が実際に書類をメールで送る際に感じた、以下の疑問についてまとめました。

 

なお、大半の部分は、疑問に感じた流れに沿って書いております。

わかりやすく結論をズバッと書いた方が良いとは思ったのですが、調べてもぱっと答えが出ていないことが多く、自分でいろいろ考えた末に答えが出たという感じだったので、それをそのまま書くことにしました。

（あとは『なんでそうなのか？』が書いてないサイトが多かったので、私は書きたかったというのもあります）

つたないところもあるかと思いますが、ご了承下さい。

 

ちなみに、私が使っているのはWindowsですので、Windowsでのやり方が書いてあります。

では、どうぞ～

 

＜スポンサーリンク＞

 

【大前提①】履歴書や職務経歴書のファイル名はわかりやすいものにしておく。

履歴書や職務経歴書が出来上がりました。

ここから履歴書や職務経歴書をメール送付に適した状態にする訳ですが…

大前提…というか、まず一番最初にやっておくべきこと。

 

それは、メールで送る履歴書や職務経歴書のファイル名をわかりやすいものにしておくことです。

自分にとってわかりやすいということではなく、受け取る相手（応募する企業）にとってわかりやすいファイル名ということです。

 

転職サイトなどを見ると、いろいろなことが書いてありますが…

書類名と自分の名前と日付が入っていれば、問題ないようです。

 

 

受け取る相手（応募する企業）のことを考えて、自分の名前や日付などが入ったファイル名にするということですね。

 

【大前提②】履歴書や職務経歴書は個人情報なので、パスワード設定が必須。

履歴書や職務経歴書を送る上で…大前提その②。

これらの書類には個人情報が含まれているので、第三者に見られることのないようにパスワードを設定する必要があります。

 

ネットを駆使して調べたところ、パスワードを設定する方法として選択肢が３つ出てきました。

①作成したデータ（ＷｏｒｄやＥｘｃｅｌ、もしくはＰＤＦ化したもの）に直接パスワードを設定する

②作成したデータをフォルダに入れ、そのフォルダにパスワードを設定する

 

それぞれこういうイメージですね。

 

でも、どちらのやり方が良いの？どちらでも良いの？

いろいろ調べたのですが、かなり迷いました。

転職活動のハウツーが書いてあるサイトもかなり見たけど、見解がわかれるようで…

 

で、いろいろ試行錯誤してみたのですが、結論から言うと②が良いようです。

そして、もっと結論を書くと、

PDF化したデータをフォルダに入れて、そのフォルダをzip形式にして（無圧縮で）パスワードを設定するという方法が良いです。

どうしてその結論に達したか、以下から順を追って説明します。

 

【疑問①】履歴書・職務経歴書のデータの形式は？ＰＤＦ化する？

履歴書や職務経歴書をメールで送ると言っても、悩むのがデータの形式。

 

私の場合、もともとのデータの形式としては

履歴書・・・Ｅｘｃｅｌ（転職サイトからダウンロード出来るものを利用）

職務経歴書・・・Ｗｏｒｄ（自作）

という状態でした。

（大多数の人が同じような感じだと思います）

 

別にそのまま、ＥｘｃｅｌはＥｘｃｅｌのまま、ＷｏｒｄはＷｏｒｄのまま送れば良いんじゃない？と思ったのですが、ＰＤＦ化した方が良いという情報もあり、かなり悩みました。

 

大手転職サイト内の情報ですら、見解が分かれてます。

 

こう見ると、２対１で、PDF化した方が良い？という感じですね。

 

また、履歴書や職務経歴書に限らず、『重要な情報などが記載されている書類を送る際にはＰＤＦ化するのが常識』というビジネスマナーもあるようです。

 

ＰＤＦ化するメリットとしては、

・同じレイアウトで閲覧できる

・サイズが小さくなる

・改変することが出来ない

などといったことが挙げられます。

 

このうち、『改変することが出来ない』というのは、履歴書や職務経歴書を送ることを考えると、特に重要ですよね。

うっかりであれ、故意であれ、書類の中身を変えられてしまったら大変ですからね…

 

 

でも、これが、なかなか…

いざやってみようとすると、さらにいろいろな疑問点が出てきました。

【疑問②】PDF化したデータに直接パスワードを設定できる？

まずはＰＤＦ化したデータに直接パスワードを設定しようとして、いろいろ調べてみたのですが…

ＰＤＦ化したデータに直接パスワードを設定出来るのはＷｏｒｄだけのようです。

 

Ｗｏｒｄの場合は…

①ファイル

 

②エクスポート

 

③ＰＤＦ／ＸＰＳの作成

 

④ファイルの種類がＰＤＦになっていることを確認して、オプション

 

⑤ドキュメントをパスワードで暗号化するにチェックを入れ、ＯＫ

 

⑥パスワード２回入力→ＯＫ→発行

このように操作すれば、ＰＤＦ化しつつパスワードの設定も出来ます。

 

ですが、Ｅｘｃｅｌの場合は、同じように操作してもオプションの次の画面で『ドキュメントをパスワードで暗号化する』をいうのが出てこないんですよね。

 

いろいろ調べましたが、Ｅｘｃｅｌに関してはＰＤＦ化する際に直接パスワードを設定するということは出来ないようです。

 

 

＜スポンサーリンク＞

 

【疑問③】データを入れたフォルダにパスワードを設定する方法は？

ここまでで、

Ｗｏｒｄ・・・ＰＤＦ化したデータにパスワード設定可

Ｅｘｃｅｌ・・・ＰＤＦ化したデータにパスワード設定不可

ということがわかりました。

 

となると、ＰＤＦ化したデータそのものにパスワードを設定するのではなくて、ＰＤＦ化したデータをフォルダに入れて、そのフォルダにパスワードを設定する方法を取ることになります。

つまり、こういう状態です。

となると、次に問題になってくるのが、データを入れたフォルダにパスワードを設定する方法です。

昔（Windows Vista より前）は標準の仕様でフォルダにパスワードを設定することが出来たそうですが、 現在（Vista以降）は圧縮ソフトを使用しないとフォルダにパスワードを設定することは出来ません。

 

ここで疑問がまた２つ。

 

いろいろ調べた結果、結論はこうなりました。

 

圧縮ソフトについて調べてみると、いろんな名前が出てきますが、一番一般的なのは7-Zipというソフトのようです。

圧縮・解凍ソフト 7-Zip

このソフトは圧縮・解凍ソフトなので、解凍するにも同じソフトが要るんじゃないの？とも思ったのですが、Windowsに標準搭載されている機能で解凍することが出来ます。

ですので、書類を受け取る相手が7-Zipを入れていなかったらどうしよう…と心配する必要はありません。

（ちなみに、Macの場合は、そもそも7-Zipを使わなくてもzip形式で圧縮・解凍することが出来るようです）

 

データ容量に関しては２ＭＢまでは圧縮等しなくてもＯＫという意見が多いようです。

私の場合、履歴書が１３５ＫＢ、職務経歴書が１７５ＫＢ、合わせて３１０ＫＢ。

２ＭＢよりも全然小さいので、圧縮しなくてＯＫということです。

 

そして、7-Zipの場合は、無圧縮を選択することも出来ます。

 

…という訳で、

結論が出ました♪

 

圧縮ソフト7-Zipを使って、フォルダにパスワードを設定する方法

7-Zipでフォルダにパスワードを設定する方法は、以下のようになります。

 

①7-Zipをダウンロードし、ＰＣにインストール。

以下のＵＲＬから↓ 7-Zipをダウンロードします。

圧縮・解凍ソフト 7-Zip

 

３２ビット用と６４ビット用があるので、自分のＰＣにあったものをダウンロードして下さい。

 

 

ダウンロードが出来たらインストールします。

（＝ダウンロードした7-Zipのファイルを右クリック→『開く』）

 

これで7-Zipが使える状態になりました。

 

②データ入りのフォルダにパスワードを設定。

ＰＤＦ化したデータをフォルダに入れ、そのフォルダにパスワードを設定していきます。

 

フォルダを右クリック→7-Zip→圧縮

（②③は普通のクリック）

以下の画面が出てくるので、図の通りに入力します。

 

書庫形式がzipになっていることを確認して…

①無圧縮

②、③パスワードを入力（半角英数字・記号）

④ＯＫ

 

以上の操作で、パスワードが設定されたzip形式のデータフォルダが完成します。

 

履歴書・職務経歴書をメール送付する際、その他注意するべきこと

ここまできて、ようやく履歴書と職務経歴書がメールで送れる状態になりました。

 

その他に注意すべき点としては、

履歴書・職務経歴書を送るメールとパスワードを記載したメールの２通を送る。

（履歴書・職務経歴書を添付したメールにパスワードを記載してはいけない！）

ということがあります。

 

これは考えたらまぁ、わかりますよね。

 

あとはメールの本文はどんな風に書けば良いの？ということも疑問思うところだと思います。

そのあたりのことは、リクナビNEXTにわかりやすく書いてあったので、参考にしてみて頂ければと思います。

履歴書をメールで送る場合のマナーとポイント

 

 

【補足】zip形式+パスワード設定したデータをGメールで受信した時に出るメッセージについて。

一つだけ補足です。

 

私は上記のやり方で応募書類を作り、それをGメールで送ったのですが…

あとでふと送信済みメールを見てみたら、こんなメッセージが。

 

やってしまったかも、と思いました。

 

でも、いろいろ調べてみたところ、このメッセージはOutlookなどでは出ません。

また、同じフリーメールでもYahooメールでは出ません。

（両方試してみました）

 

そして、ウィルスバスター等を使えば、圧縮を解凍する前にウィルススキャンをすることも出来ます。

これはGメール上でウィルススキャンが出来ないというメッセージのようですね。

 

ですので、このメッセージは特に問題ないと思われます。

また実際に応募した企業からも何も言われませんでした。

ご参考までに。

 

まとめ

以上、履歴書・職務経歴書をメールで送る方法についてでした。

正直かなり苦労したのですが、いろいろ勉強になりました。

とか言って、一般常識でしょ！って思われてそうな気もして怖いですが（笑）

 

でも、この記事がどなたかの役に立てば幸いです。

読んで頂いてありがとうございました。

 

 

＜スポンサーリンク＞